Quels sont les différents postes d'assistantes ?

Le métier d’assistant est nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation. En effet, l’assistante joue un rôle clé auprès du directeur ou du responsable de la structure dans laquelle il ou elle travaille. L’assistante décharge son supérieur de certaines de ses taches. Elle permet à son supérieur d’être plus efficace dans son travail. C’est un métier noble qui se décline en plusieurs postes. On retrouve l’assistante de direction, l’assistante polyvalente, l’assistante personnelle et l’assistante administrative.

L’assistante de direction

L’assistanat de direction est un métier qui emploie plus de femmes que d’hommes. On peut y accéder après un BTS en secrétariat ou en assistanat de direction. On distingue deux catégories d’assistantes de direction. Toutes les deux travaillent auprès d’un directeur général ou du directeur d’une unité de l’entreprise.

L’assistante de direction classique

L’Assistante de direction classique collabore étroitement avec le directeur de la structure. Elle s’occupe des tâches classiques d’une assistante de direction ou d’une secrétaire. Concrètement, elle prend par exemple en charge la réception des appels téléphoniques, la réception et l’envoi des courriers, etc. Elle est également chargée de prendre les rendez-vous pour son patron auprès des partenaires, de gérer l’emploi du temps de celui-ci et d’organiser certaines de ses activités professionnelles telles que les réunions et les colloques. Elle peut néanmoins se voir confier des tâches plus complexes par son chef.

Quels sont les différents postes d'assistantes ?

L’assistante de direction opérationnelle

Cette catégorie évolue le plus souvent au sein d’une unité opérationnelle de l’entreprise (service commercial, de communication ou de production, etc.). Elle gère entre autres les aspects administratifs du travail de cette unité : organisation de voyage, classement des documents, rédaction de compte rendu et planification du programme d’activité. Elle est parfois amenée à mettre sur pied certaines méthodes pratiques pour la bonne organisation administrative de l’entreprise.

L’assistante polyvalente

Connue également sous le nom d’office manager, l’assistante polyvalente travaille généralement dans des structures moins grandes : ETI, PME/PMI ou TPE. Elle y gère toutes les questions relatives à l’utilisation et l’entretien du matériel et assure certaines fonctions d’ordre administratives et opérationnelles. Ce poste requiert en plus des connaissances techniques et informatiques, une ouverture d’esprit et une autonomie remarquable.

L’assistante personnelle

Elle est généralement engagée par des particuliers (personnalités du secteur politique, artistique ou économique) et ne requiert pas forcément de hautes études. Elle est chargée du suivi des affaires privées de son employeur. Elle est tenue au respect de la vie privée de celui-ci. La loyauté et la discrétion sont les principales qualités requises pour occuper une telle fonction. En outre, l’assistante personnelle est la plupart du temps choisie par son supérieur sur la base de l’affinité.

L’assistante administrative

L’assistante administrative est une employée fortement impliquée dans la gestion d’une entreprise. Elle est chargée des tâches se rapportant au traitement administratif des dossiers au sein d’une entreprise. Elle est aussi en charge de la bonne organisation interne de la structure dans laquelle elle travaille. Son activité principale est la gestion des flux administratifs (entrants et sortants) de l’entreprise.
Ses tâches incluent la communication, la rédaction ou encore l’encadrement du personnel. Elle peut par ailleurs être amenée à faire certaines tâches relevant du poste d’une assistante de direction classique. Il s’agit entre autres de l’accueil des visiteurs ou des clients, la gestion des appels téléphoniques, etc.
L’assistante administrative doit être très organisée, rigoureuse et présentable.